北海道文教大学

公的研究費に係る経理事務等管理取扱要領

北海道文教大学公的研究費に係る経理事務等管理取扱要領

第１条：
取扱要領の趣旨
北海道文教大学及び（以下「本学」という。）の研究者が、文部科学省（以下、「文科省」という）および独立行政法人日本学術振興会（以下、「学振」という）から交付を受ける科学研究費補助金をはじめとする公的研究費補助金（以下、「補助金」という）の経理事務等管理については、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律（昭和30年8月27日法律第179号）、補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律施行令（昭和30年政令第255号）、科学研究費補助金取扱規程（昭和40年3月30日文部省告示第110号）、独立行政法人日本学術振興会科学研究費補助金（基盤研究等）取扱要領（平成15年10月7日規程第17号）、文部科学省 科学研究費補助金の使用について各研究機関が行うべき事務等（以下、「文科省機関使用ルール」という）、日本学術振興会 科学研究費補助金の使用について各研究機関が行うべき事務等（以下、「学振機関使用ルール」という）、研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）、当該年度の科研費ハンドブック、その他法令等に定めるものに則り、研究者が行う研究が最小の費用で最大の効果があげられ、公正かつ効率的に補助金の執行ができるよう、事務局が研究者に代わり研究費等の支出状況を常に把握するとともに、適正な経理、諸手続きを規定し、これを「研究者との関係に関する定め」とする。
第２条：
定義
この取扱要領において、用語を次の各号のとおり定義する。
  • 研究代表者とは、当該補助事業の代表者をいう。
  • 研究分担者とは、研究代表者と協力しつつ、研究遂行責任を分担して研究活動を行う者であり、分担金の配分を受ける者をいう。
  • 補助事業者とは、補助金を受けることとなった研究代表者及び研究分担者をいう。
  • 直接経費とは、補助金のうち、補助事業者が直接執行できる経費をいう。
  • 間接経費とは、補助金に関する管理事務の必要経費に充てる事ができる経費をいう。
第３条
応募対象者
  • 補助金に応募できる資格を有する者は、本学に本務教員として所属する者であり、かつ本学において研究活動を行う事を職務に含む者とする。
  • 本学は、補助金を受けることとなった補助事業者から、交付申請の時点において、公募要領等に定める応募資格を有する者である事を確認し、所定の誓約文書 様式A-2-3の提出を受け、これを保管しなければならない。
第４条
管理責任者
  • 補助金の管理運営について最終責任を負う者を最高管理責任者と定め、学長がその任に就くものとし、次項に規定する統括管理責任者が責任を持って補助金の管理・運営が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮しなければならない。
  • 最高管理責任者を補佐し、補助金の管理運営について本学全体を統括する者を統括管理責任者と定め、事務局長がその任に就くものとする。
第５条
補助金の管理および
  • 補助金（直接経費）の交付を受けた補助事業者は、補助金を機関管理する観点から、その管理を学長に委任しなければならない。
  • 補助金は銀行等に預貯金して管理することとし、ペイオフの危険性を含めて銀行および預金種目を選定し、管理方法について定期的かつ客観的な検討を行うなど、適正な管理に努めなければならない。
第６条
補助金の業務所管
  • 出張申請、内部監査、モニタリング、関係規程制定の事務は総務部総務課が行う。
  • 物品の見積もり及び発注業務は総務部管財課が行う。
  • 前条により、学長が研究者から管理の委任を受けた補助金に係る諸手続き、出納および収支管理、不正防止計画の推進、補助金の使用に関するルール等について本学内外からの相談を受け付ける窓口、本学内外からの不正通報窓口、その他前各号以外の事務処理手続きは総務部会計課が行う。
第７条
補助金の管理および
研究代表者は、次の各号により補助金の交付前であっても補助対象課題を実施し、補助金の使用を開始する事ができる。
  • 前年度に継続が内約されている研究課題については、４月１日以降
  • 新たに採択された研究課題については、内定通知受領後
第８条
補助金の支出
  • 補助金の支出費目は、交付申請書と同様に「物品費」「旅費」「謝金等」「その他」とし、その分類は文部科学省機関使用ルールおよび学振機関使用ルールの【費目別の収支管理】に従わなければならない。
  • 前項の各費目の額について、交付申請書に記載した直接経費の総額の５０％（この額が300万円に満たない場合は、300万円）を超えない範囲での変更は、手続きを経ることなく行うことができるが、超えた変更を行う場合には事前に「直接経費の使用内訳の変更」の手続きを行わなければならない。
  • 直接経費は、文科省機関使用ルールおよび学振機関使用ルールの【使用の制限】に定める経費に使用することはできない。
  • 補助事業者は、補助金（直接経費）を支出する場合、支出証拠書類を整えて事務局総務部会計課に提出しなければならない。
  • 前項における支出証拠書類において、帳票の宛名が無記名のものまたは日付の入っていないものは無効とする。
  • 補助金の配分を受けた補助事業者は収支の控えを記録しなければならない。
  • 事務局総務部会計課は、補助事業者と密に連絡を取り、文科省様式および学振様式Ｂ―１「収支簿」を使用し、収支管理を行わなければならない。
  • 補助金（直接経費）による物品購入は、本学の契約規程および物件等管理規程による。
  • 補助金（直接経費）による旅費の支出は次の各号による。
  • 補助金（直接経費）による謝金の支出は次の各号による。
第９第
物件等の取得および管理
  • 補助金によって物品を購入する場合は、原則として学校法人鶴岡学園契約規程および学校法人鶴岡学園物件等管理規程に基づき、総務部会計課を通じて総務部管財課が購入するものとする。
第１０第
設備、備品、図書の寄付
  • 本学は、研究者が補助金（直接経費）により購入した設備、備品および図書について研究者からの寄付を受け入れる。
  • 事務局総務部会計課は、研究者から寄付として受け入れた備品等を直ちに本学へ帰属させる。
  • 研究者が他の研究機関に所属することとなる場合には、その求めに応じて、当該備品を研究者に返還する。
第１１第
間接経費
  • 本学は、研究者が受けた間接経費について、当該研究者から譲渡を受け入れ、関連事務を行う。
  • 本学が受け入れた間接経費の使途は、文部科学省機関使用ルールおよび学振機関使用ルールの【使途】による。
  • 当該研究者が他の研究機関に所属する又は補助事業を廃止することとなる場合には、直接経費の残額の30％に相当する額の間接経費を当該研究者に返還する。間接経費の返還にあたっては次の各号による。
    • 間接経費を受け入れる他の研究機関に所属することとなる場合には、文部科学省機関使用ルールおよび学振機関使用ルールの【所属機関変更時等の間接経費の返還】に従うものとする。
    • 間接経費を受け入れない他の研究機関に所属することとなる場合には、文部科学省機関使用ルールおよび学振機関使用ルールの【間接経費を受け入れていた研究機関から受け入れない研究機関への異動】に従うものとする。
第１２第
通帳の管理
  • 事務局総務部会計課は、補助金受入口座に入金された補助金を、当該研究者名義の研究課題ごとの個別預金口座に移して管理する。（名義例： 科研費 大学 基盤（Ｃ）・研究者氏名）
  • 通帳の印鑑は研究機関長である大学長印（公印）とする。
  • 終年度の研究課題については、年度内に残高を０円にしなければならない。
  • 年度末に限り残高が少額（１万円未満）の場合は、それを上回る金額の領収書をもって消耗品等で支出することができる。
  • 研究代表者は、補助金の使用額を当該年度の３月３１日までに確定し、支払いについては実績報告書の提出期限までに終了すること。但し、購入物品の発注及び納品は当該年度内に完了し、補助金の使用額が全て確定されていること。
  • 翌年度に継続が内約されている研究課題の口座については、解約せずに翌年度も引き続き使用できるものとするが、特に次年度に繰り越すための合理的な理由が無い限り、預金の残高は、実績報告書の提出期限までに０円にしなければならない。
第１３第
利息の取り扱い
  • 研究者は、補助金（直接経費）に関して生じた利子を本学へ譲渡するものとし、本学は、研究者から譲渡された利子を受け入れ、補助金の遂行のための経費に使用するものとし、利子の取り扱いについては次の各号のとおりとする。
    • 補助事業終了直前の金融機関の決済日（２月）以降に生ずる利息は、当該年度翌年度以降継続して交付を受ける場合（内約されている場合）であっても、翌年度に交付される補助金と合わせて使用することはできないものとする。
    • 課題の最終年度内に当該口座を解約して生じた解約利息は、当該研究を遂行するために必要な経費に充当する。なお、郵便局では４月１日以降に利息が発生するため、原則的に郵便局への預金は行わない。
第１４第
補助金の繰越し
  • 補助金の繰越は、平成18年4月1日付 18文科振第1号により取り扱うこととする。なお、平成15年7月29日付 15文科振第276号は廃止されているので留意されたい。
第１５第
内部監査
  • 事務局総務課長は、無作為に抽出した補助金の経理について、毎年10月末日までに内部監査を実施する。
  • 内部監査についての詳細は別に定める。
第１６第
不正行為
  • 学内外からの通報等により、補助事業者に不正行為の疑いがある場合は、最高管理責任者は臨時内部監査委員会を招集し、事実確認を行う。
  • 前項により事実確認を行った結果、次の各号の不正行為が明らかになった補助事業者は、学校法人鶴岡学園就業規則第58条および同第59条に則り、厳正に処分される。
    • 架空の取引により補助金から代金を支払い、業者にいわゆる預け金として管理させた事が認められた場合
    • 意図して実体の伴わない出張旅費を補助金から支払わせた事が認められた場合
    • 意図して実体の伴わない作業謝金を補助金から支払わせた事が認められた場合
    • 研究の論文に捏造、改ざん、盗用が認められた場合
    • 補助金で定められた応募ルール、使用ルールに反した行為があった場合
    • その他、補助事業者としてふさわしくない行為があった場合
  • 前項の不正行為に関与した業者は、学校法人鶴岡学園契約規程第３条に定める指定業者登録を抹消のうえ、同第５条により本学との取引を停止または以後の取引を認めないこととする。
附　則

この要領は、平成19年4月1日から施行する。